La transition vers une approche data centric est un enjeu majeur rencontré par les entreprises aujourd’hui. L’utilisation des données ne concernent plus uniquement certaines équipes techniques mais l’ensemble des métiers d’une entreprise. Au quotidien, chaque employé manipule des données plus ou moins complexes et plus ou moins sensibles. De plus, l’émergence du big data a entraîné un accroissement considérable du volume et de la complexité des données. Pour réussir cette transition, il faut avant tout considérer la donnée comme un actif dont il faut savoir tirer profit. Valoriser ses actifs de données demande avant tout de les connaître, les sécuriser, garantir leur fiabilité et leur qualité. Organiser ce travail, c’est celui de la gouvernance des données (data governance en anglais).
Définition générale
La gouvernance (des personnes travaillant avec) des données comprend la structure organisationnelle, les procédures et les outils permettant aux organisations de gérer leurs données comme un actif afin d’augmenter leur chiffre d’affaires et leur productivité, tout en réduisant leurs risques liés à la sécurité et la conformité réglementaire.
Donnée en tant qu’actif de l’entreprise
Les actifs sont tout ce qu’une entreprise possède et lui apportent de la valeur. Il peut s’agir de biens immobiliers, de machines, de véhicules, d’équipements technologiques, de brevets, mais aussi d’actifs financiers comme des actions ou des obligations qui procurent un rendement à plus long terme.
De la même façon, une donnée est un actif car elle génère de la valeur immédiatement ou potentiellement plus tard si l’opportunité se présente. Par exemple, collecter un maximum de données sur ses clients – dans le respect du RGPD – permet de mieux répondre à ses besoins présents ou futurs. Ces données sont donc un actif qui va générer de la valeur pour l’entreprise, au même titre que les autres actifs habituellement comptabilisés.
Bénéfices de la gouvernance des données
Globalement, la gouvernance des données permet d’augmenter les performances d’une entreprise suivant ces leviers :
- Augmentation du chiffre d’affaires
- Réduction des coûts
- Réduction des risques
Augmentation du chiffre d’affaires et de la productivité
La gouvernance des données contribue à augmenter le chiffre d’affaires en améliorant la gestion des données, ce qui entraîne une meilleure productivité globale de l’entreprise. Voici les axes qui nous paraissent les plus importants :
Meilleure connaissance des données et de leur cycle de vie
Le catalogue des données est la bible du chief data officer et de toutes les personnes qui travaillent avec les données. C’est lui qui va permettre de découvrir – ou de ne pas manquer – de nouvelles opportunités business.
Ses fonctionnalités essentielles sont :
- Référentiel documentaire de l’ensemble de tous les actifs de données
- Glossaire des termes et sens des données
- Cheminement des données (data lineage) à travers les différentes briques du système d’information.
Vous en saurez plus dans notre article dédié.
Meilleurs rôles et responsabilités
La gouvernance des données permet également une plus grande responsabilisation en attribuant des autorisations et des rôles, il est beaucoup plus facile de déterminer qui est responsable de telle ou telle donnée.
On distingue généralement les data owners, décisionnaires sur les données de leur domaine métier et les data stewards, responsables au jour le jour de la documentation, de la qualité et plus généralement du respect des règles de la gouvernance des données de l’entreprise.
Meilleure qualité des données
Une donnée est de qualité quand elle représente fidèlement la réalité. Et dans ce cas seulement, son utilisation est fiable.
La gouvernance des données facilite la gestion de la qualité des données (data quality management) au sein de l’organisation. Il s’agit d’une discipline qui établit les standards de qualité et les règles permettant de la maîtriser : mesures, prévention, nettoyage des erreurs (data cleansing)…
Avoir des données de bonne qualité augmente l’efficacité opérationnelle.
Meilleure efficacité opérationnelle
Si vous disposez de données bien gérées et de la capacité d’en faire l’analyse, vous pouvez améliorer l’efficacité opérationnelle dans de nombreux domaines.
Par exemple :
- En mesurant avec précision quels clients ou produits sont les meilleurs pour l’entreprise, vous pouvez mieux cibler vos investissements.
- L’analyse des processus d’une entreprise (process mining) révèle les processus pour lesquels l’entreprise perd de l’argent et permet d’optimiser. Toutefois, cette analyse requiert de s’intéresser à toutes les données, y compris les historiques des applications.
Meilleure prise de décision
Par sa capacité à orchestrer la gestion des données au niveau global, la gouvernance des données facilite et améliore l’utilisation des données, ce qui permet de prendre de meilleures décisions avec une plus grande confiance.
A l’inverse, une analyse qui se base sur des données erronées, incohérentes ou incomplètes implique une prise de décision biaisée qui contribue à des erreurs stratégiques et des pertes financières parfois importantes.
Réduction des coûts
L’amélioration de l’utilisation des données contribue ainsi à réduire les coûts :
- Le catalogue de données permet de gagner des dizaines ou centaines de jours-hommes – en fonction de la taille de l’entreprise – en recherche de données nécessaires au développement d’applications ou de rapports.
- La gestion de la qualité des données abaisse le temps perdu et donc le coût dû à des données peu fiables.
- Enfin, la gouvernance des données permet de maîtriser la dette des données qui est le coût nécessaire à la résolution des problèmes des données.
Réduction des risques
La gouvernance des données permet également de réduire au moins trois types de risques :
- Risques opérationnels : interruption de service, perte de données, perte de confiance du client…
- Risques liés à la cybersécurité : fuite de données, accès non autorisé aux données confidentielles, voire stratégiques.
- Risques réglementaires : non-respect des lois de protection des données personnelles pouvant entraîner des amendes, des pénalités ou des frais de litiges liés à des poursuites judiciaires privées ou civiles…
Inconvénients et difficultés à prendre en compte
La mise en place d’une stratégie ou d’un programme de gouvernance des données signifie également des difficultés et des inconvénients à prendre en compte. Ainsi, il faut prendre en compte les points suivants :
- L’envergure. Afin d’être mise en place correctement, la gouvernance des données doit avoir lieu dans toute l’entreprise. C’est pour cela qu’il s’agit d’un projet d’envergure à lancer puis à gérer.
- Les ressources. Pour réussir une bonne gouvernance des données, il est important d’y mettre de l’attention, du temps et des ressources.
- La coordination. La gouvernance des données s’inscrit dans une politique plus large de gouvernance informatique, voire de gouvernance d’entreprise. C’est pour cela que la coordination entre les deux doit être mise en place.
- L’adhésion. La mise en œuvre de la gouvernance des données peut être difficile en raison des salariés. En effet, il peut être difficile de les intéresser. Pour cela, il faut les inciter, les motiver, leur montrer qu’ils ont des rôles importants, des objectifs et qu’ils sont les acteurs principaux de cette stratégie.
- La flexibilité. Les efforts de gouvernance des données doivent être capables de s’adapter aux différents besoins des équipes et doivent être simples pour les utilisateurs. En soi, la data governance ne doit pas nuire au travail des employés de l’entreprise.
- La mise en œuvre. Choisir la technologie et les outils de gestion pour réussir sa stratégie de gouvernance des données peut être difficile à faire.
Cependant, tous ces points peuvent être surmontés et ne doivent en aucun cas vous dissuader de déployer une gouvernance des données dans votre organisation.
Différence entre la gouvernance des données et la gestion des données
La gouvernance des données est à différencier de la gestion des données (data management).
La gestion des données est l’ensemble des activités permettant de gérer les données au sein d’une entreprise. Elle inclut notamment les activités suivantes :
- Gestion de projets
- Architecture des données (couches fonctionnelles, applicatives et techniques)
- Modélisation des données
- Gestion des bases de données
- Gestion du stockage
- Gestion des données maîtres et des données de référence
- Sécurité des données
- Gestion de la qualité des données
- Informatique décisionnelle, aussi appelée Business Intelligence ou simplement BI
La gouvernance des données fait le lien entre la stratégie de l’entreprise et la gestion des données qu’elle vient soutenir sans contraindre.
Conclusion
Voici une première approche de la gouvernance des données, laquelle présente les concepts généraux sans entrer dans les détails.
À ce jour, de nombreux frameworks ont été proposés par de grandes sociétés de conseil en stratégie. Ils sont généralement complexes et coûteux à mettre en œuvre.
Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il n’existe pas à ce jour de framework simple et qui s’adapte à toutes les typologies d’entreprise. Chaque organisation doit donc mettre en œuvre sa propre gouvernance des données.
À Data Éclosion, nous préconisons une approche simple, agile et modulaire qui répond avant tout aux besoins prioritaires du client.
