This case study explains why a U.S. transportation company (hereafter referred to as the Organization) decided to implement a data governance program, how it went about it, and what its benefits were.
Issue
What prompted the organization to develop data governance?
It was in the process of developing an organization-wide digital strategy that the following issues arose:
- Données difficiles à trouver car éparpillées dans plusieurs applications ou silos.
- Difficulté d’accès aux données en l’absence d’authentification unique.
- Absence de standards des données. Par exemple, chaque département utilisait son propre système géographique, incompatible avec les autres.
- Aucune vision d’ensemble des données de l’Organisation, qui n’était donc pas data centric.
Solutions
To address these issues, the Organization created a program (hereinafter referred to as the Program) to improve data reliability and simplify data sharing to make better policy decisions.
The first stage of the program consisted of assessing the needs of the organization through surveys and interviews with employees. It has established the following necessary work:
- Nouvelle architecture des données
- Déplacement et synchronisation des données
- Méthodes agiles de gestion de projet
- Amélioration de la rapidité des logiciels
- Cohérence et responsabilisation des propriétaires des données (data owners)
- Conduite du changement
- Culture des données
- Meilleurs rapports et visualisation des données
- Alignement organisationnel
- Sécurité des données uniforme
- Et surtout, gouvernance des données
Organizational framework
The Program has a four-tiered organizational architecture. Level 1 is generalist, while levels 2, 3 and 4 are divided by functional area, although some teams are cross-functional.
2. Enterprise data stewards
3. Data stewards
4. Data custodians
Program Steering Committee
The Program Steering Committee provides leadership and oversight of data governance across the organization.
His responsibilities are:
- Définir les règles et procédures standards de la gouvernance des données
- Faire adopter la gouvernance des données
- Conduire le changement et développer la culture des données dans toute l’Organisation
- Établir l’ordre des priorités en fonction des besoins de l’entreprise
- Évaluer l’avancée et l’efficacité de la gouvernance des données
- Approuver et conseiller les actions des data stewards d’entreprise
- Encourager la participation du business et de l’IT
Data stewards
Functionally responsible for their department or business area, the corporate data stewards act as a link between the program’s steering committee and the data stewards.
Their responsibilities are:
- Diriger et orienter les data stewards dans leurs actions
- Veiller au respect des politiques de la gouvernance des données
- Promouvoir les initiatives data dans leur département
- Aligner le Programme avec les responsables métier
Data stewards
They are business experts who focus on specific aspects of their field. In particular, they work on applications and data sets.
Their responsibilities are:
- Comprendre le lien entre le métier et les données
- Participer à la création de règles, procédures et critères de qualité
- Promouvoir l’importance de la qualité des données
- Collaborer avec l’IT sur les exigences et les besoins techniques
Data custodians
They are the technical experts of each department, preferably with knowledge of the business. They are responsible for supporting and enforcing data governance as close to the data source or application as possible.
Their responsibilities are:
- Répondre aux demandes d’informations des data stewards
- Remonter les problèmes qui impactent la qualité des données
- Maintenir la qualité des données
- Collaborer avec l’IT lors de la maintenance et de l’évolution des systèmes
Program milestones
| MARCH 2015 | Start of the program |
| SPRING 2015 | Audit phase, survey and employee interviews |
| SUMMER / FALL 2015 | Development of the data governance structure |
| FALL / WINTER 2015 | Determination of tool requirements after analysis of survey and interview results |
| SPRING / SUMMER 2016 | End of discussions with some 40 solution providers |
| SUMMER 2016 | Estimating application inventory and reports |
| SUMMER / FALL 2016 | Creation of charters to define the way forward and responsibilities |
| FALL 2016 | Town hall meetings to share knowledge and train stakeholders on metadata concepts |
| FALL 2016 | Final evaluation of three prospective solution providers |
| SPRING 2017 | Choice of BI platform and SAS data warehouse |
| SUMMER / FALL 2017 | First SAS project, under data governance, with the Security Department |
| FALL / WINTER 2017 | Start of training and knowledge sharing sessions on good data governance practices |
| 2018 – 2021 | Monitoring, expansion and maintenance of the data governance program |
Benefits of the Program
The program provided the organization with a new way to organize its information and participants learned more about the value of data. They understand that data is a valuable asset and can be used to make much better decisions that will benefit the organization in the long run.